WBS - Work Breakdown Structure trong quản lý dự án
WBS là gì?
WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure, nghĩa là cấu trúc phân chia công việc. Giống như tên gọi, WBS là phương pháp phân rã công việc thành những phần tử nhỏ hơn, theo từng cấp bậc và trực quan hóa tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án.
WBS được phát triển bằng cách bắt đầu với mục tiêu cuối cùng và liên tiếp chia nhỏ các thành phần có thể quản lý. Đơn vị nhỏ nhất của WBS được gọi là gói công việc (work package). Ở đó chi phí, tiến độ & người thực hiện sẽ được xác định và kiểm soát. Quá trình phân chia công việc sẽ kết thúc khi toàn bộ tiến trình thực hiện dự án được hiển thị dưới dạng sơ đồ hệ thống các nhiệm vụ rõ ràng, không còn sự chồng chéo.
WBS thường được hiển thị theo chiều ngang ở dạng phác thảo, hoặc theo chiều dọc dưới dạng cấu trúc cây (giống như sơ đồ tổ chức).
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm quản lý dự án để thực hiện quá trình WBS được dễ dàng. Đặc biệt, khi phân rã công việc theo cấu trúc WBS kết hợp với mô hình quản lý Gantt Chart, việc lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dự án sẽ trở nên hiệu quả hơn.
Lợi ích khi phân chia công việc theo cấu trúc WBS
Tạo WBS là bước đầu tiên trong việc phát triển lịch trình dự án. Giúp các nhà quản lý xác định được tất cả những nhiệm vụ cần hoàn thành, thứ tự các công việc ưu tiên để đạt được mục đích & mục tiêu của dự án. Khi nhìn vào một sơ đồ hệ thống WBS hoàn chỉnh, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát được:
Ngày bắt đầu, ngày kết thúc và các mốc quan trọng của từng nhiệm vụ
Các đầu việc cần thiết để hoàn thành sản phẩm & bàn giao dự án
Chi phí, tài nguyên và sự phụ thuộc liên quan đến từng nhiệm vụ
Các thành viên chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ
Một WBS được xây dựng tốt sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng, minh bạch 5 giai đoạn và 10 phạm vi kiến thức trong quản lý dự án như:
Lập kế hoạch, lập lịch trình và lập ngân sách dự án,…
Quản lý rủi ro, quản lý tài nguyên, quản lý phạm vi và quản lý đội nhóm,…
Khi áp dụng WBS, doanh nghiệp sẽ hạn chế được các vấn đề phát sinh như chậm tiến độ, vượt phạm vi hay bội chi ngân sách,… Đồng thời góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.
